Blog

7 lessen uit de praktijk van een ondernemer in accountancy

Het gaat goed met Duopact. En niet voor niets: we hebben veel unieke kennis en ervaring in huis op het gebied van boekhouden en boekhoudkoppelingen. Maar die kennis krijg je natuurlijk niet zomaar in de schoot geworpen. Hier deel ik mijn ervaringen, en vertel ik je welke 7 zaken je in mijn ogen vooral (niet) moet doen als administratie- of accountantskantoor. En ondertussen neem ik je ook meteen mee in het ontstaan van Duopact als softwarebedrijf. Komt-ie.

Yuki, Counta en Duopact: hoe zit dat nou?

Het verhaal van Duopact begon in mijn tijd als Partner Manager bij Yuki. Ik heb toen vele kantoren aangesloten op het Yuki-platform, en raakte zo steeds meer vertrouwd met Yuki. Inmiddels kennen we het boekhoudplatform door en door en we staan ook helemaal achter hun innovatieve visie. Met Counta zijn we toen een vooruitstrevend Yuki-kantoor gestart, waarbij het aanbieden van boekhoudkoppelingen een belangrijk onderdeel vormde van de bedrijfsvoering. De start van Counta betekende namelijk ook het ontstaan van Duopact en ons unieke concept: de Yuki Connector. Met Counta konden we zo de combinatie van onze expertises succesvol toepassen: koppelingen maken, kennis van Yuki, en het aanspreken van Yuki-ondernemers.

Het resultaat? Met Counta hebben we binnen 3 jaar meer dan 130 klanten verwelkomd op het Yuki platform. Inmiddels is Counta per december 2020 succesvol overgegaan naar een andere eigenaar. Zodat wij ons als Duopact verder konden focussen op onze passie: software en koppelingen.

Goed, genoeg achtergrond. Ik vertel je graag wat we in die periode geleerd hebben, dan kun jij eruit halen wat jullie aanspreekt!

Les 1. Koppel met de operationele pakketten van je klant

Als Partner Manager bij Yuki had ik contact met veel administratie- en accountantskantoren. Als ik een deal verloor ging het vaak om de aantallen beschikbare koppelingen. Koppelingen waren 5 jaar geleden al belangrijk, maar dit wordt alleen maar meer. Dus les 1: Wees ook op de hoogte van welke software je klanten gebruiken en sluit daarop aan. Vanuit de eigen behoefte én die van de markt, zijn wij toen Duopact gestart, om dit op te vangen.
Als Yuki Partner kun je nu dus nagenoeg elke klant aansluiten op Yuki. Maak daar gebruik van!

“Het maken van een koppeling is niet zo moeilijk. Maar het onderhouden en zorgen dat hij altijd blijft werken, dáár zit de complexiteit.” – Luuk, eigenaar Duopact

Les 2. Wees niet afhankelijk van veel verschillende partijen

Toen ik de overstap maakte naar Counta, merkten we bij uiteenlopende klanten dat in de standaardkoppelingen van elk pakket wel fouten zaten. Dit gaf vaak problemen. Je zit dan in een vervelende positie: je bent afhankelijk van de software ontwikkelaars van de operationele pakketten van jouw klanten en de ontwikkelaars van Yuki. Je kunt je klant dus niet meer optimaal van dienst zijn. Dit wilden we graag zelf in de hand houden.
De oplossing? Voor Duopact hebben we de opgebouwde kennis over de factuur- en geldstromen van diverse markten gebundeld. Voeg daar de juiste ICT-specialisten aan toe, en je hebt goud in handen! Op die manier hebben we dus onze onafhankelijkheid gerealiseerd.

Les 3. Een boekhoudkoppeling is géén plug&play

Na jarenlange ervaring weten we inmiddels wat er allemaal bij kijken bij het ontwikkelen en onderhouden van een boekhoudkoppeling. Conclusie: het maken van de koppeling is niet zo moeilijk. Maar het onderhouden en zorgen dat hij altijd blijft werken, dáár zit de complexiteit. Software is altijd in beweging, net als de wet- en regelgeving. Ondertussen moet alles wel blijven kloppen. Les voor jou? Je betaalt ons niet zomaar, want er gaat echt werk in zitten. Geloof ons.

Les 4. Kies een branche en focus je daarop

Wil je met je kantoor groeien? En wil je je klanten beter kunnen bedienen? Dan zou ik altijd zeggen: durf een keuze te maken voor een branche! Het werk als accountant is de laatste decennia steeds complexer geworden. Denk aan facturen die via verschillende wegen binnenkomen, en retailers en restaurants die sinds de coronacrisis ook online opereren. Door te focussen op 1 of enkele branches maak je het jezelf een stuk makkelijker. Op die manier verzamel je veel kennis van het order-to-cashproces van klanten in deze branche en word je zo een betere sparringspartner. Ook ken je de pakketten die op de markt zijn, waardoor je de mogelijkheden kent en dus makkelijker kunt inzetten op automatisering. Denk bijvoorbeeld aan centrale herkenningsregels op portaalniveau in Yuki. Heb je een wat groter kantoor? Dan zou je je teams bijvoorbeeld kunnen opdelen in brancheteams.

Les 5. Kies je boekhoudpakket

Probeer je het liefst zoveel mogelijk boekhoudpakketten te ondersteunen? Dan word je van geen van de pakketten écht expert. Het is dus slim om hierin keuzes te maken.
Veel accountants zien de keuze voor 1 boekhoudpakket als wedden op 1 paard, wat op zich begrijpelijk is. Maar bij Counta hebben wij gezien: je verliest er klanten mee, maar je wint er óók heel veel klanten mee. Je kunt je klanten als echte expert namelijk steeds meer toegevoegde waarde bieden.
Wilde een potentiële Counta-klant per se met Twinfield werken? Dan adviseerden we hun echt een andere partner. Dat heeft ons veel meer gebracht dan de paar klanten die we daarmee zijn misgelopen.

Les 6.  Maak gebruik van een opkomende markt

De beste of grootste klanten die we bij Counta binnenhaalden, waren niet klanten die zochten naar een goedkoop administratiekantoor. Nee, vaak waren dit bedrijven die óf een interne boekhouder nodig hadden óf hun boekhouding volledig wilden uitbesteden. Uiteindelijk hadden deze bedrijven geen interne boekhouder meer, en besteedden ze het boekhoudkundige gedeelte van hun administratie volledig uit aan Counta. Daar liggen nog veel kansen. Jouw rol verschuift zo van boekhouder naar een CFO van de klant die als Yuki Partner alles kan automatiseren en koppelingen voor je regelt.

Les 7. Automatiseren? Start met je makkelijkste klant!

Heb je een klant met een complexe administratie? Veel accountants zijn dan geneigd om te denken “Dit werkt niet zo lekker, dus laten we die klant gaan automatiseren”. Verkeerd gedacht! Denk niet dat automatisering van inboeken en btw-aangiftes in dit geval je probleem kan tackelen: je kan namelijk alleen repeterende taken automatiseren. En ga je die ene klant vervolgens koppelen aan de boekhouding, dan leer je daar door gebrek aan kennis maar weinig van. Je zal toch echt moeten starten met het automatiseren van je eenvoudigere klanten. Sluit die allemaal aan. Zo verzamel je meer kennis en expertise die je kunt inzetten bij je complexere klanten.

Verder sparren over jouw mogelijkheden als accountantskantoor? 

Ik hoop dat deze lessen uit de praktijk je wat inzicht hebben geboden. Wij pretenderen niet alle wijsheid in de pacht te hebben, maar verstand van boekhoudkoppelingen naar Yuki hebben we zeker! Wil je hier liever nog even over doorpraten of wil je weten welke mogelijkheden wij bieden voor automatisering? Neem vrijblijvend contact op, we spreken je graag!

Interesse?

Neem contact met ons op.

Naar contact

Deel dit artikel online

Meer weten over dit artikel?

Neem contact met ons op, wij vertellen je er graag meer over.

Naar contact
autotask boekhoudkoppeling

Avelingen-West 11
4202 MS Gorinchem